個人情報保護方針
第二東京弁護士会（以下「本会」といいます。）は、基本的人権の擁護と社会正義の実現を使命とするものとして、その活動に資するために多くの人々の個人情報等（個人番号及び特定個人情報並びにそれ以外の個人情報をいいます。以下、個人番号及び特定個人情報を「特定個人情報等」と、特定個人情報等以外の個人情報を単に「個人情報」といいます。）を保有し、利用しています。本会は、これらの個人情報等の保護が重大な責務であると考え、人々の信頼を得るために、次のように個人情報保護方針を定め、個人情報等の保護に努めます。
記
本会は、個人情報等について、関係法令及び本会の規則の定めるところに従い、本会の役員、職員及び嘱託並びに本会の委嘱を受けて本会が保有する個人情報等を取り扱う本会会員、外国特別会員及び準会員に次の事項の周知・徹底を図り、適切に取り扱います。
第1 個人情報の適切な収集、利用、提供、委託
1 個人情報の収集に当たっては、利用目的を明示した上で必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知し、又は公表し、その範囲内で適正に利用します。
2 収集した個人データは、次の場合を除き、第三者に提供し、又は開示することはしません。
- (1) あらかじめ本人の同意を得た場合
- (2) 法令の規定に従い、提供又は開示する場合
- (3) 人の生命、身体又は財産の保護のため必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- (5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- (6) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
3 個人情報を第三者に委託して利用する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先への適切な監督を行います。
第2 特定個人情報等の適切な収集、利用、提供、委託、保管
1 本会は、原則として、職員及びその扶養家族並びに本会が報酬等を支払う本会会員、通訳人、外部有識者等の特定個人情報等のみを取り扱います。
2 特定個人情報等の収集は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」といいます。）第１９条に定める場合に限って行い、利用目的を明示した上で必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知し、又は公表します。*1
3 収集した特定個人情報等は、番号法第９条第４項及び第６項に定める事務を処理するために、前項の利用目的の範囲内で利用します。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、この限りではありません。
4 収集した特定個人情報は、番号法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、提供しません。
5 特定個人情報等を第三者に委託する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先（再委託先を含みます。）への適切な監督を行います。
6 特定個人情報等は、利用又は保管の必要がある限りにおいて保管することとし、法令において保存期間が定められている書類等に記載され、又は記録された個人番号は、当該期間の満了後できるだけ速やかに廃棄し、又は削除します。
7 上記のほか、本会における特定個人情報等の取扱いは、番号法及び個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）並びに関係するガイドラインの定めるところに従います。
第3 個人情報等の安全管理措置
個人情報等への不正アクセス、個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等の予防及び是正のため、安全対策を施します。*2
特定個人情報等の安全管理措置については、別途規則を設けて安全管理措置を施します。*3
第4 改善措置
個人情報等の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また、必要に応じてこの方針を始め本会の規則等の変更、修正又は追加を行うなどして、運用の改善に努めます。
第5 開示、訂正請求等への対応
本会がこの方針を遵守していないと思われる場合、本人のデータベース化された個人情報等の開示、訂正等及び利用停止等を希望される場合並びに第三者提供記録の開示を希望される場合には、末尾記載の窓口までお問い合わせください。合理的な範囲で速やかに対応いたします。
第6 苦情の処理
本会は、個人情報等の取扱いに関する苦情に対し、適切に対応します。
※この方針の適用範囲は、本会内及び本会ウェブサイト内とします。本会ウェブサイトからリンクの貼られている他のウェブサイトの個人情報等の保護についての責任は負いかねますので、それぞれのウェブサイトの個人情報保護方針を御確認ください。
※個人情報等の開示、訂正、追加又は削除、利用停止等を希望される場合や、本会における個人情報等の取扱いに関する御質問や苦情は、こちらまでご連絡ください。
〒100-0013 東京都千代田区霞が関1-1-3
第二東京弁護士会 情報システム広報課
TEL : 03-3581-2264 / FAX : 03-3581-3338
個人情報取扱事業者 第二東京弁護士会 個人情報保護管理者 事務局長
2015年10月5日全面改定
2024年4月1日改定
*1
第二東京弁護士会が取得する個人番号及び特定個人情報の利用目的
第二東京弁護士会が提供を受けた個人番号及び特定個人情報は、第二東京弁護士会の「個人番号及び特定個人情報保護規則」に基づき、以下の目的で利用します。
- (1) 健康保険関連事務、厚生年金保険関連事務、雇用保険関連事務その他の社会保障に関する事務
- (2) 源泉徴収関連事務、個人住民税関連事務その他の税に関する事務
- (3) 番号法第１９条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けた場合は、その提供を受けた目的を達成するため
*2
保有個人データの安全管理措置
- ① 個人データの取扱いに関する責任者及びその補佐として､個人情報保護管理者（事務局長）及び個人情報保護管理者補佐を設置するとともに､個人データの安全の確保に係る事態又は徴候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備します。
- ② 就業規則に秘密保持に関する事項を明記するほか､個人情報の管理に関する内部基準・マニュアルを定め､これらを本会事務局職員に遵守させるとともに､定期的な自己点検及び内部監査を実施します。
- ③ 個人データを第三者に委託して利用する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先への適切な監督を行います。
- ① 個人データの盗難等の防止のため､個人データの保管場所の適切な選定、入退室管理などの措置を実施します。
- ② 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施します。
- ① 個人データへのアクセス管理（アクセス可能な担当者の制御等）を実施します。
- ② 個人データを取り扱う情報システムに対する外部からの不正アクセスを防止するための措置を講じます。
(1) 基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため､「個人情報保護規則」及び関係法令・ガイドライン等の遵守や個人情報の取扱いに関する「個人情報保護方針」を策定します。(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
個人情報の管理に関する内部規程・基準・マニュアルを定め､取得､利用､保存､提供､削除・廃棄等の段階ごとに､取扱方法､取扱責任者､取扱担当者及びその任務等について整備します。(3) 組織的安全管理措置
(4) 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について､継続的かつ定期的な研修を実施することにより､個人の権利保護の重要性を理解させ､かつ､個人情報保護の確実な実施を図るよう努めます。(5) 物理的安全管理措置
(6) 技術的安全管理措置
*3
個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）の安全管理措置の概要
(1) 本会は、特定個人情報等を管理する責任部署を情報システム広報課とし、事務局長を事務取扱責任者とします。
(2) 事務取扱責任者は、情報システム広報課に所属する職員の中から特定個人情報等を扱う事務取扱担当者を指名し、内規に定められた事項を遵守させるため教育訓練、安全対策の実施、周知徹底等の措置を実施します。
(3) 本会は、特定個人情報等の管理区域及び取扱区域を設定し、特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体、書類等を厳重に管理します。
(4) 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う業務に従事するときは、番号法及び個人情報保護法その他の関連法令、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、本会の「個人番号及び特定個人情報保護規則」及び本会の特定個人情報取扱規程その他の内規並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行います。